新入社員の皆さん、こんにちは！
「〇〇さん、この会議の議事録お願いね」
先輩や上司から初めてそう言われた時、ドキッとしませんでしたか？
「議事録って、そもそも何を書けばいいんだろう？」
「会議の内容を全部メモできるかな…時間がかかりそう…」
「間違っていたらどうしよう…」
そんな不安を感じている方も多いかもしれません。でも、大丈夫です！
この記事では、議事録作成の「そもそも」から、分かりやすい議事録を作るための基本ポイント、そして、大変な作業を助けてくれる「AI議事録ツール」の活用法まで、分かりやすく解説していきます。
これを読めば、議事録作成への不安が軽くなり、スマートに業務を進める第一歩を踏み出せるはずです！
ステップ1：そもそも、なぜ議事録は大切なの？（目的を知ろう）
まず最初に、「なぜ議事録を作るのか」その目的をしっかり理解しましょう。議事録は、ただ会議の内容を書き留めたメモではありません。仕事を進める上で、とても重要な役割を担っています。
- 役割1：会議で決まったことの「証拠」になる
会議でどんなことが話し合われ、何が決まったのかを正確に記録することで、後々の「言った言わない」を防ぎます。決定事項や合意内容を明確に残す、大切な証拠となります。 - 役割2：情報をみんなに伝える「共有ツール」
会議に参加できなかった人にも、会議の内容や決定事項を正確に伝えることができます。認識のズレを防ぎ、チーム全体でスムーズに情報を共有するためのツールです。 - 役割3：次にやるべきことを示す「道しるべ」
会議で決まった「誰が」「いつまでに」「何をするか」というToDo（宿題）を明確にします。これにより、会議後の行動がスムーズになり、計画的に仕事を進めるための道しるべとなります。 - 役割4：後で確認できる「備忘録」
時間が経つと、「あの会議、どう決まったんだっけ？」と忘れてしまうこともありますよね。議事録があれば、いつでも正確な情報を振り返ることができます。
このように、議事録は会議の成果を形にし、次のアクションにつなげるための重要なドキュメントなのです。目的が分かれば、自然と「何を書くべきか」が見えてきますね。
ステップ2：「良い議事録」の基本ポイントを押さえよう！
では、実際に議事録を作成する上で、どんな点に気をつければ「分かりやすいね！」と言われる議事録になるのでしょうか？ 基本的なポイントを押さえましょう。
まずは必須項目を記載！
最低限、以下の情報は必ず記載するようにしましょう。
- 会議名： 何についての会議か
- 日時： いつ行われた会議か
- 場所： どこで行われたか（会議室名やオンライン会議のツール名など）
- 参加者： 誰が出席したか（敬称略などでOKな場合も）
- 議事録作成者： 誰がこの議事録を作成したか（あなたのお名前）
分かりやすさのコツ
- 結論から書く： 特に決定事項は、「何が決まったのか」を最初に明確に書きましょう。
- 5W1Hを意識する： 「いつ(When)」「どこで(Where)」「誰が(Who)」「何を(What)」「なぜ(Why)」「どのように(How)」を意識して書くと、情報が整理され、具体的になります。
- 決定事項とToDoは特に明確に： 誰が見ても分かるように具体的に記載します。「〇〇さんが、△△を、□□（期限）までに実施する」のように、担当者と期限をセットで書くのがポイントです。
- 簡潔にまとめる： 発言をそのまま書き起こすのではなく、要点を整理し、簡潔な文章でまとめましょう。箇条書きなどを活用するのも効果的です。
補足
会社や部署によっては、独自のフォーマットやルールが決まっている場合があります。作成前に先輩や上司に確認しておくと安心です。
ステップ3：議事録作成の「ここが大変！」を知っておこう
基本が分かっても、実際に議事録を作成するのはなかなか大変な作業です。多くの人が苦労するポイントを見てみましょう。
- 会議中の発言スピードが速くて、メモが追いつかない…
- 専門用語や聞き慣れない言葉、人の名前などを正確に聞き取れない…
- 後で録音を聞き返して文字起こしをするのに、膨大な時間がかかる…
- 取ったメモや文字起こしデータを、分かりやすい文章にまとめるのが難しい…
特に新人のうちは、会議の内容を理解しながらメモを取るだけでも大変ですよね。
ステップ4：AI議事録ツールが君の味方に！できることって？
そこで登場するのが、AI議事録ツールです！
近年、AI技術の進化により、議事録作成を強力にサポートしてくれるツールがたくさん登場しています。AI議事録ツールは、先ほど挙げた「大変なポイント」を解決する手助けをしてくれます。
AI議事録ツールができること（例）
- 自動で文字起こし: 会議中の音声をAIがリアルタイム、または録音データから自動でテキスト化してくれます。これで、必死にメモを取る必要がなくなり、聞き逃しの心配も大幅に減ります。
- 話者分離: 誰がどの発言をしたのかをAIが判断し、発言者ごとにテキストを分けてくれる機能もあります（※）。これにより、後で内容を整理するのが格段に楽になります。
- 要約機能: 長い会議の内容も、AIが重要なポイントを自動でピックアップし、要約を作成してくれる機能もあります（※）。議事録の骨子を作る時間を短縮できます。
- キーワード検索: テキスト化されているので、後から「あの件、なんて言ってたっけ？」と思った時に、関連キーワードで簡単に発言内容を検索できます。
- 大幅な時間短縮: これまで何時間もかかっていた文字起こしや清書の時間を、AIが大幅に削減してくれます！
（※搭載されている機能は、サービスによって異なります）
AIツールを使えば、議事録作成の負担を大きく減らすことができるのです。
おわりに：AIを賢く使って、議事録作成の達人へ！
いかがでしたか？
議事録作成は、ビジネスの基本であり、重要なスキルです。まずは基本の目的とポイントをしっかり押さえることが大切です。
そして、大変な作業はAI議事録ツールのような便利な道具に頼ることで、効率的に進めることができます。AIに文字起こしや整理を任せられるようになれば、あなたは会議の内容そのものをしっかり理解することや、決定事項・ToDoを正確に把握するといった、より本質的な部分に集中できるようになります。
「議事録作成は大変…」というイメージから、「AIを使えば効率的にできる！」という前向きな気持ちで、スマートな働き方をスタートさせましょう！応援しています！